THỜI GIAN LẬP, THỦ TỤC, HỒ SƠ THAM GIA ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN:
(Theo quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011
của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam)


l). ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ THAM GIA BHXH, BHYT, BHTN LẦN ĐẦU HỒ SƠ GỒM CÓ :
  - Bản sao Quyết định thành lập hay Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động;
- 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);
- Lập 01 bản Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) cho từng NLĐ (trên tờ khai dán 1 tấm ảnh màu cỡ 3 x 4 cm );
- Sổ BHXH (nếu có);
- Đối với người đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng BHTN thì nộp thêm giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng BHTN do cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần cấp;
- Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công, thương binh…) : nộp bản sao giấy tờ liên quan (kèm theo bản chính) để chứng minh.
Thời gian lập : trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng.

II- ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ ĐANG THAM GIA BHXH,BHYT, BHTN, HỒ SƠ GỒM CÓ :    

Hàng tháng, khi có phát sinh về tăng, giảm lao động, điều chỉnh tiền lương hoặc mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, đơn vị lập 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS) nộp kèm với các hồ sơ sau đây và dữ liệu điện tử (nếu có) cho cơ quan BHXH chậm nhất đến ngày 19 tây hàng tháng:

a) Tăng lao động :
- Lập 01 bản Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS) cho từng NLĐ (Tờ khai có dán 1 tấm ảnh màu cỡ 3 x 4 cm );
- Sổ BHXH (nếu có);
- Đối với người đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng BHTN thì nộp thêm giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng BHTN do cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần cấp.
- Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công, thương binh…) : nộp bản sao giấy tờ liên quan (kèm theo bản chính) để chứng minh.
b) Giảm lao động và xác nhận sổ BHXH đối với các trường hợp nghỉ việc:
- Bản sao quyết định chấm dứt HĐLĐ, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc HĐLĐ, hợp đồng làm việc vừa hết thời hạn;
- Lập 01 văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
- Sổ BHXH;
- Thẻ BHYT còn hạn sử dụng.
c) Thay đổi điều kiện đóng, căn cứ đóng và mức đóng:
NLĐ thay đổi một trong các yếu tố: tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng BHXH; chức vụ, chức danh nghề, điều kiện công việc, nơi làm việc; mức đóng BHXH, BHYT, BHTN; điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH:
Nộp bản sao quyết định về tiền lương hoặc HĐLĐ, hợp đồng làm việc tương ứng thời gian đề nghị điều chỉnh của NLĐ.
d) Thay đổi lao động, mức đóng và xác nhận sổ BHXH đối với đơn vị thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu, sáp nhập
- 01 Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
- Bản sao Quyết định hoặc văn bản về việc thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu, sáp nhập;
- Sổ BHXH.
e) Giải quyết ngừng đóng đối với đơn vị bị giải thể, phá sản, di chuyển khỏi địa bàn:
- 01 Văn bản đề nghị của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
- Bản sao quyết định hoặc văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.
- Sổ BHXH;
- Thẻ BHYT còn hạn sử dụng.
f) Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất:
- Văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS);
- Quyết định cho phép đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
g) Truy thu: (truy thu các trường hợp quy định tại điểm a, mục 2, phần IV).
- Văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS);
- Bảng thanh toán tiền lương của đơn vị tương ứng với thời gian truy thu;
- Biên bản và Quyết định xử lý vi phạm hành chính về BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có);
- Bản sao quyết định về tiền lương hoặc HĐLĐ, hợp đồng làm việc tương ứng thời gian đề nghị điều chỉnh của NLĐ.
h) Hoàn trả:
Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật hoặc di chuyển nơi đăng ký tham gia đã đóng thừa tiền BHXH, BHYT, BHTN:
- Văn bản đề nghị của đơn vị (mẫu D01b-TS);
- Bản sao quyết định hoặc văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.
3/ Gia hạn thẻ BHYT:
Trước khi thẻ BHYT hết thời hạn sử dụng ít nhất 20 ngày, đơn vị gửi văn bản đề nghị cấp thẻ BHYT kỳ tiếp theo (mẫu D01b-TS) đến cơ quan BHXH.
VI/ Một số nội dung cần lưu ý:
1. NLĐ có hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định sau khi hết thời hạn hợp đồng nếu không ký tiếp hợp đồng mới nhưng NLĐ vẫn tiếp tục làm việc tại đơn vị thì sau 30 ngày NLĐ và đơn vị phải đóng BHXH, BHYT kể từ ngày hết hạn hợp đồng cũ. Trường hợp ký hợp đồng mới (hợp đồng lần thứ 2 có thời hạn dưới 03 tháng nhưng sau khi hết thời hạn hợp đồng lần thứ 2, NLĐ tiếp tục làm việc tại đơn vị thì NLĐ và đơn vị phải đóng BHXH, BHYT, BHTN kể từ khi hết hạn thời hạn hợp đồng lần thứ 2.
2. NLĐ có thời gian thử việc ghi trong HĐLĐ mà hợp đồng đó thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì đơn vị và NLĐ phải đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả thời gian thử việc theo mức tiền lương, tiền công ghi trong HĐLĐ.
3. NLĐ được cử đi học, thực tập, công tác, nghiên cứu, điều dưỡng ở trong và ngoài nước mà vẫn hưởng tiền lương, tiền công tại đơn vị nơi cử NLĐ đi thì vẫn phải đóng BHXH, BHYT, BHTN.
4. NLĐ nghỉ việc nhưng không thu hồi được thẻ BHYT thì phải truy đóng số tiền BHYT tương ứng với thời gian sử dụng còn lại ghi trên thẻ.
Các trường hợp xác định trả thẻ BHYT kịp thời:
- Đối với thẻ gia hạn: trả cho cơ quan BHXH trước khi thẻ BHYT có giá trị sử dụng;
- Đối với thẻ tăng mới: dưới 100 thẻ trả ngay lúc nhận thẻ, trên 100 thẻ trả sau 02 ngày kể từ ngày nhận thẻ (nếu gửi bưu điện tính từ ngày gửi);
- NLĐ nghỉ việc: trả thẻ trước ngày đầu của tháng nghỉ việc.
5. Trường hợp số ngày không làm việc và không hưởng tiền lương, từ 14 ngày trở lên trong tháng thì không đóng BHXH, BHYT, BHTN của tháng đó.
Nếu đơn vị và NLĐ đề nghị đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng mà NLĐ có ít nhất 01 ngày làm việc và hưởng tiền lương, tiền công thì thực hiện theo đề nghị của đơn vị.
6. NLĐ nghỉ hưởng chế độ ốm đau từ 14 ngày trở lên trong tháng và không hưởng tiền lương, tiền công thì đơn vị và NLĐ không phải đóng BHXH, BHTN; NLĐ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản khi sinh con hoặc nuôi con nuôi dưới 4 tháng tuổi theo quy định của pháp luật về BHXH thì đơn vị và NLĐ không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN.
7. Trong thời gian phải truy đóng nếu người lao động bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và có khám chữa bệnh thì người sử dụng lao động phải chịu trách nhiệm bồi hoàn chi phí cho NLĐ.
8. Trường hợp truy thu vào quỹ hưu trí và tử tuất trong vòng 12 tháng kể từ khi đơn vị hết thời hạn được tạm dừng đóng thì không tính lãi.
9. Từ ngày 15 tây hàng tháng, cơ quan BHXH trả các báo cáo tháng trước bao gồm: Danh sách tham gia BHXH, BHYT (mẫu số D02-TS); Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS), đơn vị kiểm tra, đối chiếu, nếu phát hiện sai sót thì phối hợp với cơ quan BHXH điều chỉnh trước ngày 20, từ ngày 20 trở đi nếu đơn vị không có ý kiến phản hồi thì số liệu mà cơ quan BHXH thông báo là số liệu đúng.
Riêng Thông báo kết quả đóng BHYT, BHTN, BHXH (mẫu 08-TBH) tháng 12/2011 đơn vị xác nhận ký tên, đóng dấu và gửi về cơ quan BHXH cùng lúc với nộp báo cáo tháng 2/2012.
10. NLĐ tham gia BHYT được thay đổi cơ sở đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu vào đầu mỗi quý ( không điều chỉnh giữa quý), do đó nếu có phát sinh khi đi công tác, khi làm việc lưu động, về quê sinh con, đề nghị khi khám chữa bệnh kèm theo giấy công tác, hoặc đăng ký tạm trú để được hưởng quyền lợi theo quy định.
11. Xuất trình bản chính hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, các quyết định tiếp nhận, thuyên chuyển, quyết định về tiền lương hoặc các hồ sơ, giấy tờ khác khi có yêu cầu của cơ quan BHXH trong trường hợp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT có những chỉ tiêu, nội dung chưa đúng quy định của pháp luật.
* Ghi chú: Để lấy mẫu báo cáo thu, đơn vị vào trang Web của BHXH Bình Dương theo địa chỉ: bhxhbinhduong.gov.vn/thu.
Đề nghị các đơn vị căn cứ hướng dẫn trên thực hiện theo đúng quy định từ ngày 01/01/2012./.